Documenti informatici: quali opportunità oggi grazie alla conservazione digitale?

La conservazione digitale dei documenti aziendali è un processo che offre numerosi benefici. 
Innanzitutto, permette di rispettare tutti gli obblighi previsti dalle norme di legge, inoltre è possibile rendere la gestione documentale più efficiente, garantendo importanti vantaggi in termini di riduzione dei costi, maggiore sicurezza e rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute.
Oggi questo processo è reso ancora più accessibile, semplice e sicuro da software cloud, che consentono di gestire la documentazione in modo conforme ed efficiente. Si tratta di risorse all’avanguardia come TeamSystem Digital Archive, una soluzione per la conservazione dei documenti digitali pensata appositamente per soddisfare le necessità di startup, studi di commercialisti e studi legali.

Come conservare i documenti digitali a norma

Il primo passo per una perfetta gestione documentale digitalizzata è la comprensione delle differenze tra il processo di archiviazione e quello di conservazione. L’archiviazione digitale è un’operazione che consiste nella memorizzazione informatica dei documenti mediante un supporto adeguato e idoneo. Il documento può essere digitalizzato all’origine, ossia creato direttamente in un formato elettronico, oppure essere digitalizzato in un secondo momento con la scansione di un documento cartaceo. 
La conservazione digitale dei documenti, invece, si riferisce a un processo successivo all’archiviazione elettronica, ovvero la conservazione di un documento tramite strumenti digitali in sostituzione della classica conservazione cartacea. Soltanto la conservazione digitale consente di eliminare del tutto la copia su carta: per una gestione documentale completamente digitalizzata, quindi, è necessario realizzare sia l’archiviazione che la conservazione dei documenti in modo digitale.
Un aspetto fondamentale di questo processo è rappresentato dalla firma digitale, uno strumento che consente di conferire pieno valore legale ai documenti archiviati e conservati tramite mezzi informatici. Lo stesso vale per la marca temporale, un codice di caratteri che permettono di associare ad ogni documento o processo una specifica data e orario.
Attraverso firma digitale e marca temporale è possibile realizzare una perfetta archiviazione e conservazione digitale dei documenti informatici, garantendone una serie di caratteristiche di integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Un software per archiviare e conservare i documenti digitali consente di custodire diverse tipologie di contenuti, tra cui messaggi PEC di posta elettronica certificata, bilanci, dichiarativi, fatture elettroniche, contratti, registri, Libro Unico del Lavoro (LUL) e molto altro. 
Rispetto a una procedura manuale, questa soluzione garantisce molteplici vantaggi, soprattutto per quelle realtà che vogliono digitalizzare completamente i processi aziendali e sfruttare appieno i numerosi benefici legati alla trasformazione digitale dell’organizzazione.

I vantaggi dei software in cloud per l’archiviazione e conservazione digitale dei documenti

Una gestione documentale digitalizzata tramite software in cloud offre diversi vantaggi. Innanzitutto, scegliendo la tecnologia giusta e affidandosi a provider competenti è possibile conservare a norma i documenti informatici, per esempio rispettando tutte le indicazioni di legge in merito alla corretta conservazione delle fatture elettroniche (vanno conservate per almeno 10 anni tramite strumenti idonei). 
In secondo luogo, è possibile consultare rapidamente i documenti digitali conservati, riducendo le inutili perdite di tempo legate ai processi di gestione documentale manuali.
Inoltre, un software in cloud rende i documenti digitali accessibili ovunque e in ogni momento, grazie alla possibilità di accedere all’archivio digitalizzato in qualsiasi istante e da ogni luogo attraverso un dispositivo elettronico come PC, tablet o smartphone. Alcuni software offrono anche delle funzioni intuitive di ricerca dei documenti informatici, con cui reperire ogni documento in modo semplice, veloce ed efficiente per ottimizzare i processi aziendali.
Un altro vantaggio è la sicurezza elevata di una tecnologia cloud per l’archiviazione e la conservazione dei documenti digitali, tra cui la possibilità di impostare backup automatici per avere sempre una copia aggiornata dell’archivio in caso di problemi e malfunzionamenti o attacchi informatici alla rete aziendale. 
Questa soluzione permette anche di risparmiare sui costi aziendali per la gestione documentale manuale, per rendere il business più competitivo e resiliente. Bisogna anche tenere conto della maggiore sostenibilità ambientale, grazie all’eliminazione dei supporti cartacei e alla completa dematerializzazione dei documenti aziendali.
Una caratteristica importante da verificare è l’accredito del software presso l’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, per delegare totalmente al provider il processo di conservazione a norma degli archivi, oltre alla possibilità di ricevere un adeguato supporto per la predisposizione del Manuale della Conservazione del Titolare. 
La gestione documentale digitale rappresenta un passo indispensabile nel processo di trasformazione digitale di aziende e studi professionali, l’importante sarà rivolgersi ai fornitori giusti e scegliere le tecnologie migliori per l’archiviazione e la conservazione di documenti digitali.